Бюро судебных экспертиз, консалтинга и налогов

Оставить заявку

I am ready for a long road flight for work with a week- or months-long projects.

Бюро судебных экспертиз, консалтинга и налогов

Оставьте заявку на расчет стоимости услуг

Заполните форму и получите квалифицированную консультацию по вашему вопросу у нашего специалиста

Оставить заявку

Архивное производство

Бюро судебных экспертиз, консалтинга и налогов

Зачем и кому нужен архив и архивация документов?

Основными задачами архива организации являются комплектование, хранение, учет и использование документов: кадровых (документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет; начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет)*, бухгалтерских первичных учетных документов, а также бухгалтерских и налоговых регистров (их срок хранения составляет 5 лет)**, налоговой и финансовой отчетности (весь срок жизни организации)***.

Архивация документов нужна тому, кто не хочет переплачивать за хранение документов, а также тем, кому важно иметь быстрый доступ ко всем документам компании.

Рутинная, и не всегда динамичная работа по сохранности архивных документов, необходима в каждой компании. Системность, аккуратность, отношение к документам характеризует организацию с выгодной стороны для проверяющих органов, партнеров и клиентов

Какие документы архивируют в первую очередь?

- Договора. Для быстрого взаимодействие с контрагентами это позволяет сократить время поиска и обработки информации.

- Первичную бухгалтерскую документацию. Практика работы показывает это наиболее часто встречающие документы в организациях это акты, накладные, счета, и т.д.

- Кадровую документацию. Срок хранения таких документов длительный и для удобства работы их архивируют в бумажном и электронном виде.

Что будет если не осуществлять хранение документов?

Административная ответственность:

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

юридических лиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;

должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Налоговая ответственность за утрату документов:

штраф 200 рублей за каждый не предоставленный налоговый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ);

штраф 10 000 рублей предлагается заплатить за потерю документов за один налоговый период;

штраф 30 000 рублей составит за утерю первичных документов за несколько отчетных периодов;

штраф в размере 20% от суммы заниженного налога, который вызван утратой первичных документов, но не менее 40 000 рублей.

Уголовная ответственность за уничтожение документов:

Если организация не предоставила налоговому инспектору документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, то должностное лицо наказывается штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержанием заработной платы за период от 1 до 2 лет, либо принудительными работами с лишением права занимать определенные должности, либо лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет (часть 1 статьи 199 УК РФ).
_____________________________________
*Ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
**Федеральный законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
***Приказ Росархива № 236.

Что может наша компания сделать для Вас в части архивирования документов?

Мы можем провести архивирование Ваших документов – т.е. сделать переплет дел. Переплет дел позволит высвободить папки для дальнейшего использования, уменьшить объем занимаемых полок, так как сшитые дела на 30% занимают меньше места, а также исключить риск утраты их содержимого.

Мы можем оформить дело для Вашего хранения из расчета порядка 500 листов в томе, пронумеровать каждую страницу, подготовить опись, переплести и оформить обложку дела.

Или по стандартам Росархива: провести формирование в дела из расчета не более 250 листов, пронумеровать каждую страницу, подготовить опись, переплести и оформить обложку и корешок дела. В таком виде документы будут соответствовать требованиям архивных норм.

Мы также можем перевести всю информацию бухгалтерии с бумаги в электронный вид. Наличие электронного архива повысит эффективность работы с информацией и сократит время на ее поиск и предоставление по запросу.

Документы